Word 合併列印使用 Excel 做為資料來源

有時侯，你要寄1000份請帖給你的親朋好友，請帖的主要內容是一樣的，每一份請帖必須代換名字和稱謂(一頁帶入一筆資料列印)，這時侯你不可能一個請帖一個請帖打字，更別說接著還要套印地址標籤(一頁帶入多筆資料列印\)寄信，這時侯就需要合併列印的功能。

合併列印會用到的東西：請帖 n 份、清單 1 份通常是通訊錄之類的名單、樣版 1 份、合併列印功能操作(數次，依熟悉度不同而異 @@`)

以此例來說，準備的清單內容是名字、稱謂、地址…等，內容一定要包含所有要用到的欄位，欄位數量可以多過必要的欄位，並不會影響合併列印的進行，清單建議另存新檔再加以整理，雖然合併列印也提供進階工具可以篩選清單內容，為了避免錯亂，還是另建新檔吧。

選請帖的時侯，可以選外表西卡紙(厚)，內夾粉彩紙(薄)形式的，內容印在薄紙上方便操作，此例以信封標籤(一頁帶入多筆資料)為例，以一頁印2個標籤的方式來進行說明。

操作介面：

1、啟動合併列印：告訴 Word 合併印列內容到那種文件中。

2、選取收件者：告訴 Word 名單存在那個檔案、那個工作表中。

3、插入合併欄位：指定你工作表中的欄位，用作取代樣版的內容。

4、規則：最常用到的就是 «Next Record (下一筆紀錄)» ，用來控制資料，其他很少用到。

5、預覽結果：看看版面有沒有多放或漏掉的欄位，編排位置、大小是不是如同預期。

6、完成與合併列印：紙本通常用編輯個別文件匯出新文件再列印。

這些功能是常用到的，從左到右餵給 Word 資料，就能順利完成合併列印的工作。

準備清單(名單)：要通聯的對象整理到 Excel 檔案，存到指定的位置，請記得你存檔的地方，等一下會用到，請注意，這個檔案不要有表單的名稱之類的表頭，只要欄位名稱和資料、只要欄位名稱和資料、只要欄位名稱和資料。

清單通常是名單，一定要包含所有會用到的資料欄位

準備樣版：用 Word 把標籤的樣子做出來，不用精準，排版的部份可以這時侯做好(文字的位置、對齊方式、文字大小…等)，足以表達日常的習慣與邏輯即可，此例為一頁 2 張標籤。

樣版只要能表示邏輯就行，方便等一下代換資料欄位

準備就緒，開始合併：
在剛才的樣版檔案裏 [啟動合併列印] > [一般 Word 文件] >

開始合併列印的動作

[選取收件者]在這個步驟指定名單的檔案在那裏 > 使用現有清單 > 

匯入清單有幾種方式，此例使用現有清單

此例使用常用的 Excel 檔來收錄資料，所以必須[指定檔案] >

指定檔案所在位置

並且指定檔案中清單所在的[工作表] > [確定] > 

指定資料所在的工作表

 接著使用[插入合併欄位]把樣版的文字替換掉，替換成功的變數會用「«欄位名稱»」的字樣表示，直到替換所有的欄位 > 

樣版的文字替換成對應的欄位，例如將樣版的地址文字選取後替換成地址欄位

接著選取姓名的文字替換成姓名欄位

在一頁多筆資料的合併列印中，除了最後一格都一定要加上[規則] > [«Next Record (下一筆紀錄)»]，才能在不同的格子裏換上不同的資料 >  

除了最後一格，在每一格標籤裏加上 «Next Record (下一筆紀錄)» 的規則，讓下一格帶入下一筆資料

最後一格不加、不要加、不能加 «Next Record (下一筆紀錄)» ，詳見合併列印標籤漏印 >

完成的樣版最後一格不加、不要加、不能加 «Next Record (下一筆紀錄)» 的規則

在[預覽結果]裏可以看到合併列印的成果，檢查資料有依序替換就行，要看上下頁可以用左右箭頭的圖示，如果看到資料重複先不要慌，預覽有誤並不影響真正的結果，這是 Office 的 bug，存在已久未修，在此例：第一頁看到第1、2筆資料，依據樣版的設定，第二頁應該看到第3、4筆資料，但是卻看到第2、3筆資料，請無視 > 

[完成與合併列印] > [編輯個別文件] > 

合併列印的結果用檔案存起來

[全部] > [確定]

檔案裏面包含所有的資料合併後的結果

將將將將，所有的資料按次序合成到新的文件裏

如同預期的標籤，可以送節了，Happy!

合併列印的過程看起來像是漫漫長路，但是準備好清單，在合併時指定清單的來源，就可以把資料欄位套用到樣版上，多多熟練省時省力 。