將 Google Form 填表內容寄給填表人留存 並且通知管理者

線上表單 google form 目前已經廣受歡迎,做為線上表單工具,功能已經趨於成熟,例如︰

  1. 表單所使用的元件或說是問題類別(簡答、申論、單選、複選、分級…等)足以應付多數實務狀況。
  2. 統計自動化。
  3. 可以追蹤表單提交的狀況。
google form 提供這些功能真的是使用者的一大福音。

這次想要分享的是,用什麼工具可以讓 google form 寄信通知達成以下目的︰

  1. 在填表人提交表單的時侯寄信給管理者,信件的內容是通知管理者有人填了表單,提醒管理者去看。
  2. 在此同時利用填表人提交的 email 位址寄信,信件的內容是告知填表人,系統已經收到他填寫的表單,並且將使用者填寫內容寄回給填表人留存。
其實我們最在意的是第2點,這個功能,預設的功能設定是無法達成的,然而,第1點,預設的功能可以很容易經由設定完成。

既然 google form 可以依據填表人提供的 email 寄回,讓使用者留存,請記得加上警語,如果填表人填錯 email ,導致這封信寄到別人家了,可得自行負責啊~~

常見的工具︰
FormEmailer 是後來找到比較簡單易懂的工具,在表單安裝這個工具後,啟動時會請你提供一個名稱,建議使用啟用這個工具的表單名稱以便日後管理與辨識,既然有工具可用,表示這個部份的功能是有程度地開放的,所以存在別的工具的機會是存在的,貓就介紹到這裏,不進一步介紹好貓和很好的貓了,至於貓怎麼抓老鼠的,就先麻煩各位看倌上網找找,有機會再補上。

google notifier︰很遺憾測試時並沒有成功,因為這項工具是搜尋時很容易找到的外掛,功能看起來可以滿足需求,卻搞了半天搞不定,目前測試結果是,它只能讓系統寄出「我們已經收到你填好的表單」;我們的目的是讓系統通知管理者有人填表,同時把填表人當時填的資料寄回給使用者留存,由於無法順利佈建,當然沒辦法達成預期的效果,只好先放棄,如果有人試成功了,也歡迎你來信告知設定的方法,這個工具沒有成功卻收錄在此處,是因為它排序很前面,慎之。

皇天不負苦心人,總算是找到可用的工具了,希望 Google 行行好,直接把 notifier 功能提供給普羅大眾,讓我們少走一些冤枉路。

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