水月居幸福遊記

Excel 的定位系統是用水平和垂直2個維度的方式來進行，因為可以在水平或是垂直的欄位套用相同的運算邏輯，所以可以加速工作的完成，之所以能夠快速完成這樣子的工作，是因為，在從事套用動作的時侯，Excel 會自動遞延那個維度的設定，依據所在位置修正為適當的函式。 舉例來說， 垂直方向的遞延 ，當你設完函式，在垂直方向套用的時侯，假設你的 C1 的函式是 =A1+B1，向下一拉，套用之後， C2 會自動產生 =A2+B2 的函式、C3 會自動產生 =A3+B3 的函式…依此類推遞延處理，並顯示運算的結果，函式的內容，英文的部份不變，數字變大。 水平方向的遞延 ，當你設完函式，在水平方向套用的時侯，假設你的工作表2 A1 的函式是 =sheet1!A1，向右一拉，套用之後， B1 會自動產生 =sheet1!B1 的函式， C1 會自動產生 =sheet1!C1 的函式…依此類推遞延處理，並顯示運算的結果，函式的內容，數字的部份不變，英文依順序變化。 雖然表格通常是2維的，邏輯上透過2個的維度呈現完整的訊息，但是規劃和運算的時侯，是一個維度、一個維度逐次去處理的。 有時侯，就是 不要 Excel 幫你做遞延的動作 ，最基本的例子，就是計算某個項目佔全部的比重，好比是志明、春嬌、阿花的業績各佔多少比重，以算數來說算是基本功，先把3個人的業績加起來得到總數(志明業績 + 春嬌業績 + 阿花業績)，再把每個人的業績分別除以總數，就能得到個別貢獻的比重，利用 Excel 的話，在 C1 設定函式 [=B2/B5]，再套用函式一直到 C5，函式的使用，可以參見 Excel 函式 四則運算與文字處理  套用和Pseudo Code的部份。 如果直接垂直套用的話，得到的結果出乎預期，有時侯會出現錯誤訊息是很正常的事情，這只是軟體提醒你要修正，不須要太過緊張，如果每次運用函式都能一次到位，表示你已經熟練。(這裏可能就沒生意了 orz) 如果資料量極小，當然可以一個一個把函式中的除數改成 B5，但是如果有300筆資料、3000筆、3000000筆，這個時侯就沒辦法一個一個改了，不過可以發現，B5這個部份一直沒有變動，因為我們是垂直套用，所以 B 這個英文字一定不會變，在此例可以先略過，只有5在垂直套用的時侯是會變的，所以應該要讓它 固定 ，可以想...

說到 Excel 常常會馬上讓人想到強大的函式功能，透過電腦快速的運算效能來處理變數，卻很少人想起處理資料的苦差事，如何資料整理，很快地去蕉存菁，希望藉這次的分享，讓大家產生一些新的想法，幫到有須要的人。 另存新檔 ，不論你變動的內容多寡、變動的頻率，建議將你動過的檔案另存新檔，而且這個動作最好是在你開始編輯檔案之前就做，或是一打開檔案的時侯就做，並為你的檔案加上版號，不要用複雜的編碼方式，就v1、v2、v3……一直v下去就行，有些人會覺得變動太小，而且導致一樣的檔案好多，佔用了儲存空間，其實做久了你就會發現，與你花一個上午，嘔心瀝血、攪盡腦汁、殺害許多腦細胞才換來的報表相比，買硬碟花錢、價格低廉，寶貴心血、無價，這麼做的好處，一來檔案不會蓋來蓋去把你真正想要做的成果搞掉了，二來，減少程式當掉所產生的損害，要找檔案時，就找那個 v 後面的數字最大就行。 3個工作表 ，開啟新的 Excel 檔案時，預設會開3個工作表，心中一直有個疑問，為什麼是3個，為什麼不是1個、2個，由於克勤克檢的習性，也沒花錢去正規班學過問過，雖然也試圖從股溝大神求卜，未果，所以這次只是分享個人的觀點，在做了這麼多的 Excel 表後產生的想法是，1個工作表存原始資料(完全不更動裏面的資料內容)，1個(或以上)工作表存放資料運算變動的過程，1個工作表存最後的結果，如果軟體用久了都會有自已的習慣、想法和做法，不用一定要更動，這只是個人的習慣；另一個習慣是，如果有時間加上最後一個(表4，雖然通常是沒有時間，裏面註記每個工作表的簡述，和變動的時間與內容概要。 資料處理 ，報表是管理工作的重要工具，為了業務的推行，原始資料從資料庫倒出來時，收在工作表1，工作表的欄位會大於或等於報表所需的資料，而且很可能不是你想呈現的方式、排序、或是需要對原始資料再加減乘除一下，這個時侯，對於原始資料的處理，有2種做法。 法1 ，把原始資料的工作表直接複製一份，操作方式，按住[原始工作表] > 直到動作結束按住[Ctrl] + [滑鼠左鍵] > [拖、拉、放]到鄰近工作表的位置，如此可以得到一份一模一樣的工作表，名稱會多一個(1)，再用這個工作表去操作； 法2 ，在第2個工作表中用 等號「=」 ，光是會用這個就能處理很多表單了， 把你要用到的欄位很快全部抓過來(漏了也...

上次寫了一篇 Excel 函式 if ，好像跳得太快，這次試著回到 Excel 的基本運作，分享 Excel 運作的原理，透過 Excel 範例實作，幫助我們增加工作效率。 Excel 透過電腦快速的計算能力，替我們節省重複動作的時間，回想(或是沒遇過手做時代的人，也可以動手體驗看看)用紙筆、尺規製作表格的工作，在沒有電腦的時侯如何完成，其中另有一番樂趣，經由這個過程來了解試算表運作原則。 結果故事就長成醬子，把我們被丟回沒有電腦的時代，老闆！居然還是同一個，還是那個有一堆新想法可以交待給你的老闆，請你整理薪資狀況給他看，雖然你心裏想，咱也就3個員工(志明、春嬌、以及阿花)，有什麼好看的，嘴上卻是馬上答應，貌似認真地拿起鐵製文具盒，開始量起報表紙的長度，打好草稿後就畫起表格來了，畫好以後，設標題，分別是姓名和薪資、津貼…等，再個別填上薪水、開始一列一列算了起來，完成很美的表格，動人的字體(可見是代工的)，提交後獲得「做得不錯」讚賞一句，然後請你再把總共發了多少錢算一算，平均一個人用了多少錢順便做一下，最後加個摘要，MMMMMM.........，很好，重畫一張，改一下版面，做好交差。 有點幸運的是，咱生活的年代，不用幹這等畫表格的大事，不幸的是，要處理的是300筆以上的資料，所以，你打開電腦，打開應用程式 Word ，No！更正，Excel，把需要的欄位設好，請小朋友把必要資料按表抄入，然後你算出結果，好像這篇就此結束了，But........... 怎麼做才能算出結果？？？ 讓我們帶著電腦回到過去，只要做3筆資料就好，還是志明、春嬌和阿花的薪資，把四則運算的加、減、乘、除…等工作通通送給 Excel： Excel 的長相：打開就看到預設開3個工作表，下方主要區塊是一堆2維分布的空白欄位，用上方的英文和左方的數字，作為欄位的座標定位系統，以此圖來看，目前指定的欄位是 A1 ，被黑色粗線框住，框住的地方稍微往上一點的地方顯示著位置就是 「A1」，顯示位置的欄位右邊是函式或是輸入的內容，標題是 fx ，內容目前空白。 定位系統 指定 單一欄位 ：試著指到 B2，方法很簡單，是移動滑鼠，在上方是B、左方是2的欄位按一下(滑鼠左鍵)就行，此時上方英文的 B 變色、左方的數字 2 變色，位置的觀念重要性在於，你告訴 Excel 要運算的內...

如果想知道地圖上2個點的直線距離，通常直覺就上 google map 之類的網路地圖，使用尺規之類的工具(通常圖示是一把尺，拖、拉、放之後，網站就會告訴你這2點之間的距離，But........... 如果沒有網路，知道一大堆點的經度和緯度，想要知道這些點，和另一個指定的點之間的直線距離，應該不太可能會在這個時候才想探就 GIS 的基礎理論，知道其實地球是球形的，再去複習一下高中數學(圓周、三角函數…)，以便計算球面上的2個點之間的距離，或是有人會說，用 google map api，寫個小程式，馬上就知道了，還可以知道行經路徑(迷之音：再次提醒你，沒有網路，沒有網路，沒有網路.................)；大部份的人應該會說，釣竿留給你，魚直接給我吧........... 知道點位的經緯度(小數格式)，恭喜你，打開 Excel 吧，假設你的所在點是經度 121.587753，緯度是 25.286747，把要試算的另一個點的緯度放在 Excel 的 E2 欄位，經度放在 F2 欄位，然後把下面的函式貼到你要求解距離的欄位，你就知道2點之間的距離有多遠了： 如果你是在台灣： E2 = 緯度(約24) F2 = 經度(約120) 函式： =6371 *ACOS( COS( RADIANS( 25.286747 ) ) * COS( RADIANS( E2 ) ) * COS( RADIANS( F2 ) - RADIANS(121.587753 ) ) + SIN( RADIANS( 25.286747 ) ) * SIN( RADIANS(E2 ) ) ) 單位：公里

說起 Excel 的函式，先建立一個概念，函式就是工具， 一種方便表現邏輯的工具(用一種類似火星文的寫作方式)， 只要告訴它幾個重點(提供給函式幾個元素、參數、item、parameter，而且必須是以函式指定的方式、指定的重點)， 函式就會告訴你結果， 就像利用製香腸機時，把豬肉、鹽、香料放進去，機器就會產生香腸給你，函式就像是製香腸機。 熟悉 Excel 函式的人會說函式真是個便利的工具，否則，不是對函式熟悉的人，會說函式到底在搞什麼鬼，根本看不懂，就好像2群人，分別處在不同的世界， if 函式就有點像是處理上述這種情形的工作，是1個從事二分法的工具。 更進一步來說，當你在分析事情的時侯，使用二分法，一定存在1個判斷條件，以及2種結果，是這個判斷的條件，造成這2種的結果，判斷的條件可以有很多變化，而結果只有2種，符合判斷條件的結果(是，true，只有一種)，以及不符合判斷條件的結果(否則，false，只要不是符合判斷條件的結果，狀況可以有很多種)。 以一開始的例子，判斷的條件為「(if，是否)熟悉 Excel 函式」，結果有2種，熟悉的(是，true，只有一種)，和不是熟悉的(否則，false，只要不是「熟悉」，狀況可以有很多種)，白話說成， 如果你熟悉函式的話，就ooo，否則就xxx 。 通常得到結果只是第一階段的工作而已，我們想要的通常不只是分出符合與不符合，通常結果出來的時侯，你通常想進一步指定這2種人做不同的事，如此一來，我們指定熟悉的人做的事就是「說函式真是便利的工具」，指定不是熟悉的人做的事就是「說函式到底在搞什麼鬼，根本看不懂」， if 函式做的事就是這樣。 為了方便說明，我們假設 Excel 函式能處理這種現實狀況，就用 if 這個函式來做二分法，這個函式就會長成：  if(你熟悉Excel函式, "函式真是便利的工具", "函式到底在搞什麼鬼") 以上就是函式運作的原理。 如果你能了解函式運作的原理，進入實作的階段，就必須了解真的的函式是怎麼寫 Excel 才看得懂(again用一種像火星文的寫作方式)，開一個新的 Excel 檔，在 A 欄，第1列(A1)、第2列(A2)、第3列(A3)分別填上： 熟悉、不熟悉、太不熟悉，然後，在 B 欄使...

在 Excel 中如果要將一個儲存格中的文字做換行(斷行、分行)，可以使用 Alt+Enter 快速鍵。例如：在儲存格A1中輸入「123」後，按一下Alt+Enter鍵，再輸入「ABC」。 然後在[儲存格格式]對話框中的[對齊方式]標籤下，勾選「自動換列」選項，即可得到含有換行訊息的輸出結果。 要使用函式讓資料換行的話，使用 CHAR(10) 即可顯示換行效果。